Розділ 8. Автоматизація документообігу керівного складу ОВС.

Зміст розділу:

Людство увійшло до ери інформації. Хто володіє інформацією, той володіє світом - ця істина давно не викликає сумнівів. Проблеми збирання, накопичення і обробки інформації постають на новому більш якісному рівні.
Вся інформація, яку отримують чи створюють, відповідним чином фіксується. Матеріальними носіями фіксації інформації є документи.
Документом прийнято називати матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у часі і просторі. Діяльність по створенню документів (документуванню) і організації роботи з документами називають діловодством.
Вміння працювати з документами, правильна побудова діловодства і документообігу прямо впливають на результати діяльності, на її ефективність.
Однак сучасний документ є не тільки носієм інформації, він має ще такі "властивості" - губитися, зникати, не виконуватися у строк, "вмирати" в архівах і т. п. Документ не підпорядковується строгим правилам життєвого ритму, що прискорюється, постійно зростаючих життєвих потреб.
Як заставити документи "йти правильним шляхом", звести до мінімуму людський фактор? Одним з очевидних шляхів є автоматизація документообігу.
По мірі того, як всесвітня павутина опутує Землю, як все більше інформації циркулює в електронному вигляді, автоматизація документообігу із простого бажання перетворюється в сувору життєву необхідність.

8.1. Сучасний документообіг та електронні документи. Системи автоматизації діловодства.
Як вже підкреслювалося, діловодство - це діяльність по створенню документів і організації роботи з ними. Під організацією роботи з документами розуміють створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів.
При цьому слід особо виділити рух, тому що рух документів між пунктами їх обробки і є безпосередньо документообіг. Точніше, документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання чи створення до завершення виконання чи відправки.
Розуміння різниці цих термінів принципово для розгляду видів систем автоматизації документних процесів.
Що ж, власне, необхідно автоматизувати? Для відповіді на це питання треба звернутися до теорії діловодства - ЄДСД - Єдиної державної системи діловодства.
ЄДСД - це науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, що визначають і регламентують відповідні процеси в установах, організаціях і підприємствах. ЄДСД народилася в СРСР і включала в себе держстандарти, законодавчі акти, рішення директивних органів, містила єдині правила складання і оформлення документів, раціональні принципи документообігу, єдині правила створення обліково-довідкового апарату, форми і методи контролю виконання документів, правила складання номенклатури і принципи формування справ, правила підготовки справ до подальшого зберігання і використання, рекомендації щодо підвищення ефективності праці. Існував і відповідний інститут - Всесоюзний науково-дослідний інститут документоведення і архівної справи.
Саме на основі ЄДСД створювались в свій час всі міністерські і відомчі накази, настанови, інструкції з ведення діловодства, покладені сьогодні в основу сучасної української паперотворчості. Сучасне національне діловодство являє собою систему, успадковану і устояну за багато років.
Діловодство, залежно від функцій, що виконуються в управлінні, може бути організаційно-розпорядчим, бухгалтерським, нотаріальним, кадровим, технічним, медичним, військовим і т.п. Кожний з видів діловодства має свої особливості, однак, загальним для будь-якої функції управління є організаційно-розпорядче (адміністративне) діловодство. Тому, коли йде мова про автоматизацію діловодства, то мається на увазі автоматизація саме адміністративного діловодства як основи, базової платформи для побудови корпоративної інформаційної системи будь-якої установи.
Організаційно-розпорядчими документами є:
- організаційні - положення, статути, інструкції, правила;
- розпорядчі - постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення;
- довідково-інформаційні - листи, доповідні і пояснювальні записки, протоколи, акти, огляди, звіти, стенограми, списки, переліки, реєстраційно-контрольні картки, графіки та ін.
Кожен документ в процесі свого життєвого циклу (ЖЦ) проходить визначені стадії:
· створення;
· візування, узгодження;
· підписання, затвердження;
· реєстрація;
· розгляд;
· виконання;
· списання в архів;
· зберігання, знищення.
Рух документів здійснюється у вигляді потоків, що циркулюють між пунктами обробки інформації і пунктами технічної обробки саме документів. По відношенню до апарата управління розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів. Тобто, коли йдеться про автоматизацію діловодства, то автоматизації підлягають: рух документів і їх обробка в пунктах обробки, всі стадії життєвого циклу документів.
На етапі створення документа він не має юридичної сили і є проектом документа.
Після того, як документ створено - він узгоджений, підписаний, затверджений, після того, як поставлені печатки і штампи, проект стає власне документом і має з цього моменту і до кінця ЖЦ юридичну силу, може використовуватися, зокрема, як доказ у суді і т.п.
Відмітимо, що йдеться саме про паперовий документ. Тому що сьогодні в національній правовій системі процедура експертизи справжності доказу в суді, система реєстрації підписів і печаток застосовна поки тільки до документів на паперових носіях. Можливість застосування такої процедури і відрізняє документ від простого тексту на папері чи будь-якому іншому носії.
Як автоматизувати діловодство, якщо у разі необхідності неможна буде відрізнити електронний документ від звичайного файлу? Як зробити, наприклад, копію з паперового документа і завірити її нотаріально - відомо, але як відрізнити електронну копію від електронного оригіналу, і чи є у цьому смисл? Такого роду питання виникає ще достатньо багато.
Розмови про необхідність створення правової системи для надання відповідного статусу електронному документу йдуть вже давно. Треба розробити механізми накладання підпису і печатки на електронний документ, а також механізми їх реєстрації. Тобто, мова йде, власне, про додання до документу інформації, що визначає його автентичність, під якою розуміється підтвердження того, що інформація в документі не була змінена з моменту його підписання, і документ підписаний визначеною особою. Автентичність документа може бути доведена шляхом застосування електронного підпису.
Тому файл отримує юридичну силу документа тільки після його підписання електронним підписом. При цьому алгоритми підпису повинні бути стандартизовані, а програмне забезпечення відповідним чином сертифіковані. І головне, всі ці механізми і порядок їх використання повинні бути закріплені законом. Надійність сучасних криптографічних систем захисту, у т. ч. цифрового підпису, цілком достатня і перевищує надійність експертних оцінок автентичності, наприклад, почерку чи печаток.
Щодо проблеми оригіналу і копії, то до електронного документа поняття оригінал і копія не мають смислу. Що робити, поки нема законів, які дозволяють спиратися на електронний документ юридично? Вихід може бути знайдений шляхом створення закритої корпоративної системи електронного діловодства. Тоді можна виробити ряд договорів, угод, які будуть регламентувати права і відповідальність користувачів системи, особливості діловодства, визначати статус документа в системі.
Історично діловодство в різних країнах складалося по-різному. Залежно від менталітету і культури того чи іншого народу з роками створювалася й відповідна система документообігу. Наша система діловодства поки що, здебільшого, характеризується, перш за все, строгою вертикальною спрямованістю, тобто всі документи, що надходять в організацію, після реєстрації спрямовуються на доповідь до керівника. Після розгляду документа керівник накладає резолюцію, в якій вказується відповідальний виконавець. Далі документ потрапляє до виконавця, який або виконує документ, або направляє його на виконання своїм підлеглим. Таким чином, документ, обростаючи резолюціями, рухається усередину до основи ієрархії. Після виконання документ здійснює зворотний шлях знизу наверх, де й доповідається про його виконання.
Західне ж діловодство тяжіє до горизонтальної схеми, коли документи, які поступають до установи, відразу направляються виконавцям без доповіді "наверх". Ще одною принциповою відмінністю нашої діловодної практики від західної є наявність органу, контролюючого виконання документа. Перед тим, як відправити документ відповідальному виконавцю, він ставиться на контроль, тобто третя особливість діловодства керівник завжди знає, у кого знаходиться документ на виконанні і коли він повинен бути виконаним.
Саме ці принципові відмінності і визначають різницю у підходах ведення діловодства у нас і на заході. Тому автоматизація діловодства у країнах СНД, в тому числі - і в Україні, при застосуванні західних систем автоматизації повинна вестися з урахуванням цих принципових відмінностей.
Під автоматизацією взагалі розуміють передачу трудоміcтких ручних операцій комп'ютерній техніці. Що ж змінюється в процесі діловодства після його автоматизації? Крім того, що багато чого тепер робить комп'ютер, більш - нічого. Документ рухається тими самими потоками, тільки тепер - електронними, проходить ті ж стадії обробки, тільки в електронному вигляді. У цілому підвищується ефективність операцій і процесів, що автоматизуються. Однак, в багатьох випадках, витрати автоматизації набагато перевищують вигоди. Багато організацій дійшли висновку, що ніяка автоматизація не спроможна підвищити ефективність настільки, щоб вигоди від неї перевищили витрати. В результаті з'явився інший, більш прогресивний ніж проста автоматизація підхід до підвищення ефективності функціонування компанії - BPR - business process reengineering.
BPR - це фундаментальне переосмислення і радикальна реконструкція бізнес-процесів з метою досягнення значних покращень у важливих в сучасних умовах критеріїв продуктивності, таких як вартість, якість, послуги, швидкість [6]. BPR призначений для реконструювання роботи спрощенням чи видаленням, використовуючи комп'ютери не для автоматизації, а для реконструкції існуючих бізнес-процесів.
Під бізнес-процесом розуміють логічну серію взаємозв'язаних дій, яка використовує ресурси організації для створення чи отримання у недалекому майбутньому корисного виходу, такого, як продукт або послуга.
BPR передбачає реорганізацію підприємства, але не в її класичному розумінні - зміна організаційної структури, а реорганізацію процесів. Базовим положення в BPR є постулат про те, що неефективність функціонування підприємства полягає у неправильній побудові бізнес-процесів, які необхідно реорганізовувати у корні. В результаті передбачається отримання корінного перелому в роботі, забезпечення "прориву", радикального підвищення ефективності (на 80-100%).
BPR - процес революційний, він є складним та протирічним. Проводячи аналіз документообігу і особливостей діловодства, що існує, керівник, приймаючий рішення, стоїть перед дилемою: яка з парадигм підвищення ефективності застосовна в даному випадку - реінжиніринг чи автоматизація.
За відношенням до задач діловодства такі системи автоматизують:
· діловодство в цілому;
· тільки документообіг;
· тільки архівні і пошукові функції;
· контроль і облік документів.
За відношенням до задач діловодства та застосованим ІТ системи поділяються на:
· СУД - системи управління документами (DMS);
· САДП - системи автоматизації ділових процесів (WMS);
· СОГР - системи організації групової роботи (GroupWare);
· електронні архіви;
· АСКВД - автоматизовані системи контролю виконання документів.
Розглянемо детальніше функції й характеристики таких систем.
АСКВД. Завданням автоматизованої системи контролю виконання документів є облік всієї документації установи, постановка на контроль і контроль за виконанням документів. Система, базуючись на персональній СУБД, веде журнали реєстрації і контролю або реєстраційно-контрольні картки (РКК) документів, сигналізує про наближення термінів закінчення виконання, про прострочені документи, видає інформацію у вигляді звітів.
Електронний архів - система автоматизації, призначена, перш за все, для фізичного зберігання електронних копій документів і їх пошуку, може включати в себе функції АСКВД. Зберігання документів здійснюється або в файловій системі ОС, або у БД. Пошук здійснюється як за атрибутами, так і за змістом документів. Базується на персональних чи на клієнт-серверних СУБД.
Системи організації групової роботи (СОГР). До них відносять, перш за все, Microsoft Exchange, Lotus Notes та Novell GroupWize. Системи організації групової роботи є, по суті, розширеними варіантами поштових програм і в першу чергу призначені для організації обміну інформацією в групі - обміну повідомленнями, а не документами. Системи, побудовані на платформі СОГР автоматизують, перш за все, документообіг, а також контрольні і облікові функції, функції зберігання та пошуку.
Системи автоматизації ділових процесів (САДП). Використовується також термін WMS - Workflow Management System. В основу функціонування таких систем покладено поняття потоку робіт. Базовою одиницею у САДП є робота, яка повинна бути виконана з визначеними умовами в заданій послідовності і заданими виконавцями. Виконання роботи може проводитися в різних часових рамках, контролюватися за часом і змістом, з нею можуть зв'язуватися документи, завдання, резолюції і т. і. По суті, система включає в себе документообіг як частковий випадок. У разі зберігання документів на сервері користувачам передаються тільки права доступу до них. Позитивно характеризує такого роду системи наявність відкритих інтерфейсів і механізмів для інтеграції з іншими додатками. САДП використовуються, перш за все, для автоматизації документообігу і рутинних багатокрокових офісних операцій.
СУД - система управління документами, західний термін EDMS - Electronic (Enterprise) Document Management System. Така назва базується на ствердженні, що діловодство і документообіг є лише окремим випадком більш загального поняття "управління документами". Цей клас систем вважається універсальним, тобто автоматизує весь комплекс задач діловодства, від розробки і створення проекту документа, до списання у справу, включаючи документообіг і зберігання документів.
СУД повинна відповідати таким вимогам:
· здійснювати ведення користувачів на основі організаційно-штатної структури організації;
· вести журнали реєстрації і контролю виконання (РКК);
· контролювати терміни виконання документів, сповіщати про наближення строків контролю, про невиконані в термін документи;
· зберігати документи в системі;
· підтримувати шаблони документів, складові документи, версії, перехресні посилання між документами;
· відслідковувати документи поза системою, здійснювати виписку документів з системи;
· здійснювати пошук документів: атрибутивний, повнотекстовий, нечіткий пошук;
· підтримувати розробку документів на стадії проекту;
· підтримувати візування, узгодження, затвердження документів;
· здійснювати рух документів - документообіг, підтримувати всі види маршрутизації, автоматичне розсилання з повідомленням, обмін повідомленнями і дорученнями усередині системи, формувати реєстри відправки у зовнішні організації;
· вести класифікатори документів (за типом, видом і т. п.), довідники;
· здійснювати жорстке розмежування повноважень в системі, підтримувати ролі, вести протоколювання і аудит дій користувачів;
· підтримувати можливість шифрування, цифровий підпис;
· вести справи документів, підтримувати функцію списання документів у справу, передачу справ до зберігання в архів;
· формувати потрібні звіти, в т. ч. статистичні звіти з діловодства організації.
В цілому всі вказані системи повинні задовольняти сучасним вимогам: масштабування, розподіленість, переносимість, підтримувати роботу віддалених груп і мобільних користувачів, роботу через Інтернет, базуючись на трьохрівневій моделі "клієнт - сервер додатків - сервер", мати модульну архітектуру, бути зручними й простими в адмініструванні, мати інтуїтивний локалізований інтерфейс, локалізовані пошукові функції. Системи повинні інтегруватися з офісними додатками і поштовими програмами.

8.2. Текстові редактори. Microsoft Word
Працівники органів внутрішніх справ змушені витрачати багато часу на написання різного роду документів. Особливе місце серед них займають управлінські документи: накази, настанови, директиви, інструкції, рішення колегій, аналітичні довідки, звіти та ін. Ці документи обслуговують різні функції управління. Так, аналітична і прогнозна документація служить сировиною для прийняття управлінських рішень, що у свою чергу є засобом організації виконання і контролю за прийнятими рішеннями.
Комп'ютерна обробка управлінської інформації за допомогою текстових процесорів (редакторів) у значній мірі підвищує ефективність праці працівників апарату управління, скорочуючи трудовитрати на підготовку електронних документів, їхнє збереження і передачу по обчислювальних мережах. Тому для кожного співробітника органів внутрішніх справ особливу цінність представляють знання можливостей обробки текстів, малюнків і таблиць за допомогою текстових редакторів і уміння ними користуватися.
Сучасні текстові редактори здатні автоматизувати підготовку оригінала-макета документа, розташовуючи текстові, табличні, графічні об'єкти, фотозображення точно на основі макета їхнього взаємного розташування.
Текстовий редактор Word для Windows (з інтегрованого пакета Microsoft Office) - могутній засіб для професійної підготовки документів.
Word має і багато можливостей, що значно полегшують створення і редагування документів. Найчастіше використовувані функції:
- при введенні тексту наприкінці рядка Word автоматично здійснює перехід на наступний рядок;
- якщо при введенні тексту робиться помилка, функція автокорекції автоматично її виправляє. А функція автоматичної перевірки орфографії підкреслює неправильно написані слова червоною хвилястою лінією, щоб їх було легше побачити і виправити;
- якщо користуватися дефісами для виділення пунктів списку, знак торгової марки чи іншими спеціальними символами, функція автоформатування буде сама їх корегувати;
- для представлення тексту у вигляді таблиці можна, звичайно, користатися і табулятором, однак Microsoft Word пропонує набагато ефективніші засоби. А якщо таблиця містить цифрові дані, то їх легко перетворити у діаграму;
- режим попереднього перегляду дозволяє побачити документ у тому вигляді, в якому він вийде друком. Крім того, він надає можливість відобразити відразу всі сторінки, що зручно для внесення змін перед роздруківкою.
Програма пропонує також ряд функцій, що заощаджують час і зусилля. Серед них:
- автотекст - для збереження і вставки часто уживаних слів, фраз чи графіків;
- стилі - для збереження і завдання відразу цілих наборів форматів;
- злиття - для створення серійних листів, роздруківки конвертів і етикеток;
- макроси - для виконання послідовності часто використовуваних команд;
- "майстра" - для створення професійно оформлених документів.
Розглянемо основні компоненти редактора Word.
Graph, Equation, WordArt - завдяки цій групі програм можливо вставляти в документ різні діаграми (Graph), математичні формули (Equation - редактор формул) і текстові ефекти (WordArt).
Засоби перевірки (Proofing Tools) - ці програми призначені для перевірки орфографії, виправлення помилок і підбору синонімів.
Конверти, фільтри і ODBC (Converters, Filters and Data Access) - у документів, створених в інших текстових редакторах, формати файлів відрізняються від того формату, що використовує редактор Word. Щоб Word міг працювати з такими файлами, потрібні спеціальні програми перетворення форматів, чи конвертери. Word "зрозуміє" документ, створений в іншій програмі, тільки якщо установлений відповідний конвертер. Крім того, Word може імпортувати графіку, створену в інших програмах, і експортувати малюнки у форматі інших програм. Це зручно для обміну між різними програмами. Для перетворення форматів малюнків застосовуються спеціальні програми - фільтри.
Довідка і приклади (Online Help, Examples and Demos) - довідкова система Word. Вона містить інформацію про кожну команду й описує кроки, які необхідно виконати для одержання необхідного результату. Зокрема, вона містить інформацію про WordBasic (вбудовану мову програмування для створення нових функцій обробки текстів), опису якого немає в друкованій документації.
Майстра, шаблони і листи (Wizards, Templates and Letters) - майстра і шаблони дозволяють заощаджувати час при оформленні типових документів. За допомогою шаблонів Word можливо швидко створювати листа, факси, написи на конвертах і т.п.
Інструменти (Tools) - у цю групу входять програма установки, що дозволяє змінити конфігурацію MS Word, програма Dialog Editor, програма MS Info, призначена для одержання інформації про поточну системній конфігурації Windows, і програма Редактор діалогів, що використовується для створення макрокоманд (макросів).
Графіка (Clip Art) - у графічній бібліотеці знаходиться більш 50 малюнків, які можна використовувати для оформлення документів.
Перш ніж документ стане документом, його необхідно надрукувати. При комп'ютерній підготовці текстів ця процедура здійснюється в кілька етапів. Спочатку вводиться текст, відредагувати його (виправити помилки і помилки), виконати форматування (указати розмір, накреслення і тип шрифту, виділити заголовки, визначити спосіб вирівнювання рядків і виділення абзаців, уставити малюнки, розставити колонцифри і колонтитули, визначити розміри сторінки і т.д.), потім надрукувати документ на принтері і записати створений документ на магнітний диск (ця операція називається записати у файл).
Після запуску програми Word на екрані з'являється вікно самої програми, а в ньому порожнє вікно документа, якому привласнюється ім'я Документ1. Миготлива вертикальна риса у верхньому лівому куті вікна називають текстової курсор. Регістри переключаються за допомогою клавіші Shift. Розкладка клавіатури на мови за допомогою клавіш Ctrl+Shift чи Alt+Shift. На правій і нижній сторонах вікна Word знаходяться так називані смуги прокручування тексту.
Весь непростий процес редагування документа зводиться до декількох простих операцій: видалення, додавання, копіювання, переміщення. Можна видалити, додавати, переміщати і копіювати окремі символи, слова, рядки, пропозиції, абзаци, фрагменти тексту, чи навіть весь документ як у межах одного документа, так і між декількома документами.
Для переміщення або копіювання ділянок тексту за допомогою Word існує два різні техніки: нова й елегантна Drag-and-Drop- "перетягнути і залишити", що особливо зручна для переміщення тексту на невеликі відстані в межах видимого тексту, і техніка, що використовує праву кнопку миші. Останній спосіб застосовується при копіюванні або переміщення ділянок тексту на великі відстані.
Для чи переміщення копіювання ділянок тексту може застосовуватися так називаний буфер обміну Windows. Буфер обміну - це ділянка пам'яті, у якій тимчасово міститься вирізана чи скопійована ділянка тексту або графіки. Уміст буфера може бути вставлене в цю же програму чи в іншу. При приміщенні в буфер нової ділянки тексту або графіки, старий уміст буфера обміну губиться.
За допомогою Word для Windows можна створювати таблиці двома способами. Перший спосіб - це створення порожньої таблиці з наступним заповненням осередків. Другий полягає в перетворенні існуючого тексту в таблицю. У таблиці можна змінювати число і розміри стовпців і рядків, об'єднати осередки або вставляти нові в будь-яке місце таблиці.
Word дозволяє представити дані не тільки у виді таблиці, але і виді діаграми. З погляду редактора Word діаграма є об'єктом, для роботи з яким використовується метод OLE. Створює й обробляє цей об'єкт програма Microsoft Graph.
Word для Windows дає можливість перевірити правопис. При перевірці кожне слово в документі порівнюється зі зразками в спеціальному словнику. Якщо слово не буде знайдено в словнику, відкриється діалогове вікно, у якому можна виконати необхідні виправлення.
Повторювані типові помилки правопису можна виправляти за допомогою функції автокорекції безпосередньо при наборі тексту, а функція пошуку і заміни дозволяє внести зміни в написання окремих слів відразу у всьому тексті або у виділеній області. Ця ж функція дозволяє змінювати установки форматування тексту й абзацу - як по всьому документі, так і у виділеній області.

8.3. Електронні таблиці. Microsoft Excel
При підготовці різних управлінських рішень керівник органу внутрішніх справ використовує аналітичні довідки, що спираються на статистичні таблиці. Для автоматизації процесу розрахунків у табличній формі призначені такі програмні продукти, як табличні процесори (електронні таблиці). Вони дозволяють побудувати електронну таблицю (ЕТ), вносити в неї статистичні дані, вести обробку й аналіз статистичної інформації, підкріплюваний діаграмами і графіками.
Часто для ухвалення рішення керівнику ОВС важливо знати, як поведуться ті чи інші розрахункові показники, що характеризують оперативну обстановку, якщо по-іншому перерозподілити наявні ресурси (особовий склад, транспортні засоби та ін.). Для цього необхідне перерахування багатьох табличних даних. Подібні розрахунки табличні процесори (ТП) роблять у лічені секунди, надаючи варіанти поставленої задачі, серед яких керівник може вибрати оптимальний.
Коректно поставивши задачу, задавши область обмежень і критерій вибору оптимального рішення, керівник використовує ТП для підготовки ухвалення управлінського рішення.
Крім того, табличні процесори дозволяють керівнику вести невеликі за обсягом бази даних , у яких можна оперативно провести пошук і сортування інформації і представити її в наочному вигляді.
Сучасні ТП надають можливість аналізувати статистичні дані і відображати їх на карті. Тематична карта дозволяє бачити взаємне розташування даних, виявити приховані тенденції, що дуже складно встановити, працюючи тільки зі статистичними даними. Такий спосіб представлення інформації значно спрощує її аналіз і робить документ більш привабливим.
Для рішення розрахункових задач розглянемо програму MS Excel, що є складовою частиною інтегрованої системи Microsoft Office.
Microsoft Excel - призначений для створення електронних таблиць.
Дані в Excel зберігаються в робочій книзі. Книга в Microsoft Excel являє собою файл, що використовується для обробки і збереження даних. За умовчуванням, у новій робочій книзі міститься три робочих листа, які називаються Лист1, Лист2, Лист3, які можна видаляти та додавати. В одному файлі можна помістити різноманітні дані та установити між ними необхідні зв'язки.
Листи служать для організації та аналізу даних. Можна вводити і змінювати дані одночасно на декількох листах, а також виконувати обчислення на основі даних з цих листів.
Імена листів відображаються на ярличках у нижній частині вікна книги. Вікно Excel містить:
· Рядок меню, що дозволяє задавати команди;
· Панель інструментів - складається з кнопок і списків, що розкриваються, за допомогою яких легко задавати різноманітні команди;
· Рядок стану для виводу інформації про поточну роботу;
· Рядок формул. При введенні інформації в комірку він одночасно з'являється в рядку формул, де показуються і координати комірки;
· Вікно робочої книги. Кожний файл Excel являє собою робочу книгу з листами;
· Заголовок стовпців. Стовпці позначаються буквами, розташованими уздовж верхньої їхньої частини;
· Заголовок рядків. Рядки розрізняються номерами, розташованими в лівій їхній частині, які утворюють стовпець заголовків рядків;
· Табличний курсор - це контур, що виділяє активну комірку.
Під заголовком вікна розташований рядок меню. У ньому перераховані пункти, що об'єднують подібні за призначенням опції:
"Файл" - всі операції, пов'язані з файлами, форматом і друком сторінки;
"Правка" - всі операції з буфером обміну, пошуком і заміною, а також скасування і повторення останніх дій;
"Вид" - задає варіанти перегляду робочої книги;
"Вставка" - всі операції, пов'язані з вставкою комірок, рядків, стовпчиків і т.д. (включаючи впровадження об'єктів);
"Формат" - усе пов'язане з форматуванням комірок, рядків, стовпчиків, листа;
"Сервис" - різноманітні додаткові функції (перевірка орфографії, пошук залежностей, настроювання Excel);
"Данные" - операції, пов'язані з опрацюванням даних;
"Окно" - всі операції, пов'язані з повторними вікнами Excel, у тому числі при роботі з декількома робочими книгами відразу;
"?" - усе пов'язане з довідкою.
Для переміщення з листа на лист під час роботи необхідно натиснути ліву кнопку миші на ярличку листа, який необхідний.
Робочий лист складається зі стовпців і рядків: 256 стовпців, заголовки яких зазначені у верхній частини листа (A,B,C,...Z,AA,AB і т.д.) і 65536 рядків, нумерація яких показана з лівої сторони робочого листа.
Перетинання рядків і стовпців - це комірки, у яких зберігаються дані. Кожна комірка має свою назву, що відповідає заголовку стовпця і рядка. Ця назва визначається як посилання на комірку. Наприклад, С4 - посилання на комірку стовпця С та рядка 4.
Для переміщення від одної комірки до іншої використовуються смуги прокручування, щоб одержати на екрані область з потрібною коміркою.
Для створення таблиці і подальшого її використання необхідно уміти вводити дані в комірки. Існує декілька типів даних для роботи в Excel:
1. Текстові;
2. Числові;
3. Дати;
4. Часу;
5. Формули;
6. Функції.
Текстові дані являють собою послідовність букв, цифр і пробілів між ними. За умовчуванням текст, що вводиться в комірки, вирівнюється по її лівому краю.
Числові дані представляються у вигляді послідовності цифр 0-9 з використанням спеціальних символів (+,-,/,*), ком, дефісів і круглих дужок
Дані формату дати та часу вводяться у всіляких форматах.
· ДД МММ 10 МАР
· ДД МММ ГГ 10 ДЕК 01
· ЧЧ:ММ 11:20
· ЧЧ:ММ АМ/РМ 9:50 РМ
· ЧЧ:ММ:СС 8:18:59
· ЧЧ:ММ:СС АМ/РМ11:45:16 AM
· М.Д 4.8
· ДД.ММ.ГГ 4.8.99
· ДД.ММ.ГГ ЧЧ:ММ 11.8.98 4:20
· ДЦ МЕСЯЦ ГГГГ 3 СЕНТЯБРЬ 1999 МЕСЯЦ ГГ СЕНТЯБРЬ 98
· МММ ГГ ЯНВ97
· ММ-ГГ 4-38.
Формули використовуються в таблицях, щоб проводити обчислення за даними, занесеними в них. За допомогою формул виконуються арифметичні операції над числами, занесеними в різні комірки.
Як правило, формула складається з одного чи декількох адрес комірок, значень і математичних знаків, таких як + (додавання), - (вирахування), * (множення), / (розподіл). Наприклад, якщо треба визначити середнє арифметичне трьох чисел, що містяться в комірках А1, В1 і С1, потрібно записати формулу:
=(А1+В1+С1)/3
Кожна формула повинна починатися зі знака рівності (=).
Обчислення у формулах виконуються в такому порядку:
· зведення в ступінь і вираження в дужках;
· множення і розподіл;
· додавання і вирахування.
При копіюванні формули адреси комірок, що у неї входять, змінюються відповідним чином. Наприклад, якщо копіюється формула =А2+АЗ з комірки А4 у С4, то формула приймає відповідний вигляд для стовпця С: =С2+С3. Таким чином, є можливість копіювати формули відразу в декілька комірок.
Іноді при копіюванні формул потрібно, щоб посилання на комірки не змінювалися. У цьому випадку використовуються абсолютні адреси комірок.
Абсолютним називається посилання, що не змінюється при копіюванні формули в інші комірки. Відносне посилання відповідно змінюється при копіюванні.
Кожен раз, коли вводиться нове значення у будь-яку комірку, проводиться повне перерахування по усіх формулах, що містяться на робочому листі. У разі, коли треба, щоб перерахування вироблялося доти, поки не введені всі необхідні зміни, воно буде проводитися тільки один раз, дозволяючи значно заощаджувати час. Це особливо істотно, якщо ви працюєте з великим листом, що містить велику кількість формул.
Функція - це вже готова складна формула, по якій проводяться операції обчислення над групою даних визначеного типу. Наприклад, якщо необхідно обчислити суму значень, занесених в комірки А1-Е1, це можна зробити за допомогою функції =СУМ(А1:Е1), а не за допомогою довгої формули =А1+В1+С1+...+Е1.
Кожна функція складається з трьох елементів.
· Знак рівності (=) вказує на функцію (формулу).
· Ім'я функції (наприклад, СУМ) вказує, яку операцію необхідно провести.
· Аргумент функції (наприклад, А1:Н1) вказує адреси комірок, значення яких використовуються при обчисленнях. Аргумент часто являє собою групу комірок, але може бути і більш складним.
Функцію можна ввести в комірку самостійно або за допомогою майстра функцій.
Працюючи в Excel, є можливість створювати різні типи діаграм. Тип використовуваної діаграми вибирається залежно від даних і від того, яким чином треба їх представити. Нижче приведені основні типи діаграм.
Кругова. Використовується для порівняння частин, які складають ціле.
Лінійчата. Використовується для порівняння величин, що змінюються в часі.
Гістограма. Схожа на лінійчату діаграму. Використовується для порівняння декількох наборів даних.
Графік. Використовується тоді, коли необхідно простежити зміну деякого параметра протягом визначеного періоду часу.
Крапкова. Схожа на графік. Використовується для порівняння декількох наборів даних, що виводяться у виді крапок.
З областями. Також схожа на графік. Допомагає аналізувати зміну значень деякого параметра на якомусь проміжку часу.
Більшість вказаних діаграм можуть бути трьохмірними. За допомогою таких діаграм зручніше аналізувати різні набори даних.
Вбудована діаграма розташовується на тому ж листі, що і дані, по яких вона побудована. Але її можна винести на окремий лист.
Вбудована діаграма використовується тоді, коли необхідно розташувати поруч таблицю даних і їхнє графічне представлення.
При роботі з діаграмами необхідно знати декілька спеціальних термінів, які представлені нижче.
Діапазон даних. Лінії, сектори і стовпчики відповідають деякому діапазону даних у графічному представленні. Наприклад, у лінійчатій діаграмі зображено ряд однаково представлених стовпчиків, що відповідають визначеним діапазонам даних. Як правило, усі стовпчики одного діапазону мають однаковий колір заливання. Якщо на діаграму виводиться декілька діапазонів даних, то відповідні стовпчики кожного діапазону будуть виділятися своїм кольором.
Ряд. Діапазон даних може розділятися на декілька рядів. Діапазони даних можуть складатися з декількох рядів або тільки з одного. Звичайно кожен ряд відповідає серії даних, занесених в окремий стовпець, тому часто заголовки рядів збігаються з заголовками стовпців у таблицях.
Осі - це шкали, уздовж яких змінюється діаграма. У випадку двомірної діаграми їх дві: осі "х" (горизонтальна) і "у" (вертикальна). На осі "х" розташовуються всі діапазони даних і ряди. Якщо діапазон даних включає кілька рядів, то на осі "х" розміщаються надписи, які відповідають кожному ряду. На осі "у" відображаються значення стовпців, ліній, крапок, виражених у відповідних одиницях виміру. У трьохмірній діаграмі ось "z" спрямована вгору, ось "у" відображає ширину діаграми, а уздовж осі "х" вказуються значення рядів.
Легенда. Допомагає розрізняти діапазони даних на діаграмі. Наприклад, для кругової діаграми легенда відображається у вигляді винесень з підписами до кожного її сектора.
Лінії сітки. Допомагає аналізувати значення даних. Так, за допомогою горизонтальні лінії сітки можна точніше визначити величини координат на гістограмі.
Використовуючи кнопку "Мастер диаграмм", розташовану на стандартній панелі, можна швидко створити необхідну діаграму.
Створена діаграма є частиною робочої книги. Тому, щоб зберегти діаграму, збережіть всю книгу, у якій вона знаходиться.
Діаграма складається з декількох незалежних елементів. Наприклад, у неї можуть вноситися заголовки і легенда, вона будується не по одному діапазону даних, а по декількох.
Розглянемо можливості Excel при роботі з базами даних.
База даних - це засіб збереження, упорядкування і пошуку інформації. Так, якщо необхідно скласти список усіх співробітників установи, він обов'язково повинний містити таку інформацію: прізвище, ім'я, місце проживання і т.д. Дані про кожного співробітника вносяться у визначені поля (комірки). Усі дані про одного співробітника називаються записом.
У Excel комірка - це поле. Комірці одного рядку являють собою запис. Заголовки стовпців називаються іменами полів.
У Excel база даних представляється в спрощеному варіанті, тобто у вигляді простого списку даних. Інформація в базу даних вводиться подібно вводу даних у робочі листи.
У Excel є декілька засобів, що дозволяють додавати малюнки на робочий лист. Можна вставити графічний об'єкт, створений іншою програмою, чи створити новий, скориставшись функціями панелі чи Малювання додати готовий малюнок, що поставляється з Excel.
Графічний об'єкт - це елемент робочого листа, що не відноситься до даних. Він може містити в собі малюнки, написи, діаграми і картинки, що поставляються з Excel.
Якщо на комп'ютері встановлена бібліотека готових картинок чи є малюнки, створені за допомогою якогось графічного редактора чи сканера, то можна вставити їх на робочий лист.
Excel дозволяє вставляти у свою бібліотеку Clip Gallery власні малюнки, відео і звукові кліпи. Імпортувавши файл у Clip Gallery, можна надалі вставити його в документ Microsoft Office, включаючи робочі книги Excel, документи Word і презентації PowerPoint.
Ще одна можливість Excel - прогнозування.
Лінії тренда дозволяють графічно відображати тенденції даних і прогнозувати їхні подальші зміни. Подібний аналіз називається також регресійним аналізом (регресійний аналіз - форма статистичного аналізу, використовуваного для прогнозів, дозволяє оцінити ступінь зв'язку між перемінними, пропонуючи механізм обчислення передбачуваного значення перемінної з декількох вже відомих значень.). Використовуючи регресійний аналіз, можна продовжити лінію тренда в діаграмі за межі реальних даних для прогнозування майбутніх значень.

8.4. Загальні відомості про електронні презентації.
Подібно тому, як електронні тексти створюються за допомогою текстових редакторів, а картинки - графічних, для створення презентацій теж є свої програми. Одна з них - популярна програма електронних презентацій PowerPoint, що входить до складу пакета Microsoft Office.
Під презентацією розуміється передача, представлення аудиторії нових ідей, планів, розробок. Іншими словами, презентація - це демонстраційні матеріали для публічного виступу (від доповіді, рекламної акції до лекції у вищому навчальному закладі).
Комп'ютерна презентація- це файл, у який такі матеріали зібрані. Подібно тому, як текстовий документ складається зі сторінок, файл презентації складається з послідовності кадрів (слайдів). Ці слайди можна не лише виводити на екран комп'ютера чи спеціального проектора під час виступу, але й надрукувати на папері чи прозорій плівці. Переваги такої презентації у порівнянні з купою плакатів очевидні.
Послідовність викладу. За допомогою слайдів, що міняються на екрані, втримати увагу аудиторії значно легше, ніж бігаючи з указкою між розвішаних по аудиторії плакатів. На відміну від звичайних слайдів для діапроектора, комп'ютерні слайди дозволяють швидко повернутися до вже розглянутих питань чи змінити послідовність викладу.
Конспект. Презентація - це не лише те, що бачить і чує аудиторія, але і нотатки для лектора: про що не забути сказати, як розставити акценти. Ці нотатки видні лише доповідачу: вони виводяться на екран керуючого комп'ютера.
Мультимедійні ефекти. Слайд презентації - це не просте зображення, у ньому, як і у будь-якому комп'ютерному документі, можуть бути присутні елементи анімації, аудіо- і відеофрагменти.
Копіювання. Копії електронної презентації створюються миттєво і нічим не відрізняються від оригіналу.
Транснортабільність. Дискета з презентацією набагато компактніше, ніж згорток плакатів Крім того, файл презентації можна переслати по електронній пошті, за наявності відповідного обладнання - перенести виступ до Internet і не витрачати час на роз'їзди.
Процес створення презентації в Microsoft PowerPoint складається з таких дій, як вибір загального оформлення, додавання нових слайдів і їхнього вмісту, вибір розмітки макета (макет - оформлення елементів, таких як заголовки, підзаголовки, списки, малюнки, таблиці, діаграми, автофігури і відеофрагменти на слайді) слайдів, зміна при необхідності оформлення слайдів, зміна колірної схеми (колірна схема - набір з восьми гармонійно підібраних кольорів, застосовуваних до слайдів, сторінкам чи заміток роздавальних матеріалів. Колірна схема включає колір фону, ліній і тексту, а також шість інших кольорів, що сприяють підвищенню зручності читання слайда), застосування різних шаблонів оформлення (шаблон оформлення - файл, що містить стилі презентації, включаючи типи і розміри маркерів і шрифтів, розміри і положення рамок, параметри оформлення фону, колірні схеми, зразок слайдів і додатковий зразок заголовків) і створення ефектів анімації при демонстрації слайдів. Створення презентації в Microsoft PowerPoint надає ряд варіантів для створення нової презентації.
Створити. Слайди мають мінімум елементів оформлення і кольори до них не застосовані.
Створити з наявної презентації. Презентація створюється на основі вже наявної презентації з заданим оформленням. Створюється копія наявної презентації, що дозволяє створити нову презентацію, внести зміни в оформлення і вміст вихідної презентації.
Створити за допомогою шаблона. Презентація створюється на основі наявного шаблона Microsoft PowerPoint, що містить основні елементи оформлення, шрифти і колірну схему. Крім стандартних шаблонів Microsoft PowerPoint можна використовувати самостійно створені шаблони.
Шаблони з пропонованим вмістом. Для застосування шаблона оформлення, що включає пропонований текст для слайдів, використовується майстер автозмісту. Потім у запропонований текст вносяться необхідні зміни.
Можна також вставити слайди з інших презентацій чи текст з інших додатків, наприклад, з Microsoft Word.
Підготовка до доповіді з демонстрацією слайдів звичайно включає етапи:
· вибір теми виступу з урахуванням компетентності передбачуваних слухачів у даній області знань і їхнього інтересу до предмета доповіді;
· робота з джерелами інформації, з публікаціями на обрану тему, результатами діяльності ОВС і добір матеріалів для виступу;
· складання тексту виступу за допомогою текстового процесора MS Word і розробка матеріалів (ілюстрацій) у середовищі програм MS Access, MS Excel, MS Paint та ін.;
· розробка комп'ютерних слайдів за допомогою програми PowerPoint;
· репетиція виступу і хронометрування демонстрації слайдів.
Після завантаження MS PowerPoint надаються можливості:
· створити нову демонстраційну серію слайдів (презентацію);
· відкрити презентацію, що міститься на жорсткому диску.
Для створення нової презентації потрібно в діалоговому вікні, що з'явилося, включити перемикач "порожня презентація".
Усього ж MS PowerPoint має п'ять режимів. Крім "Виду слайдів" є режими: вид структури, вид сортувальника слайдів, вид сторінок заміток, демонстрація.

8.5. Комп'ютерна обробка графічної інформації.
Комп'ютерна графіка - це сукупність методів, засобів і прийомів, що дозволяють створювати й обробляти за допомогою комп'ютерної техніки візуальну інформацію, що має форму різних схем, графіків, діаграм і т.п.
В органах внутрішніх справ комп'ютерна графіка знайшла широке застосування. Графічна інформація використовується при підготовці карт і планів місцевості, різних ділових звітів, інформаційних листів і управлінських документів, ілюстрованих схемами, діаграмами, умовними позначками та ін. Наприклад, графічні об'єкти позначення сил і засобів на схемі території, що обслуговується, використовуються при прийнятті управлінських рішень.
За допомогою графічних методів створюються автоматизовані бази даних, що містять портрети осіб, зовнішній вигляд холодної і вогнепальної зброї і т.п. З використанням спеціалізованих графічних пакетів готуються фотороботи облич, підозрюваних у здійсненні злочинів. Методи комп'ютерної графіки використовуються при проведенні дактилоскопічних, балістичних та інших експертиз, при розробці та автоматизованому проектуванні нових засобів оперативної і спеціальної техніки, засобів радіозв'язку і т.п. Крім того, комп'ютерна графіка знаходить застосування в автоматизованих системах керування дорожнім рухом, системах пожежної охорони, у чергових частинах органів внутрішніх справ і т.д.
Основним засобом комп'ютерної обробки графічної інформації є прикладне програмне забезпечення, яке називається графічними редакторами. Особливістю графічних редакторів є те, що за їх допомогою можна не тільки редагувати зображення, виведені на екран комп'ютера, але і створювати їх.
Уся комп'ютерна графіка може бути представлена в двох видах: растровому і векторному.
Зробимо короткий огляд редактора растрової графіки Paint.
Графічний редактор Paint входить до стандартних програм операційної системи MS Windows і служить для створення, перегляду і редагування кольорових графічних зображень. Він дозволяє писати невеликі тексти і редагувати зображення, зняті зі сканера.
Paint створює і читає растрові BMP-файли, у яких електронне зображення будується з маленьких рівних по величині квадратиків. Складений колір утвориться за рахунок крапок різних кольорів. Координати всіх крапок зберігаються у виді структури даних - растра. При великому збільшенні або зменшенні растрове зображення виходить перекрученим, тому що крива відображається у виді східчастої лінії.
Створені малюнки можна впроваджувати в інші документи, наприклад, у документи, створені за допомогою редактора Word.
У верхній частині вікна програми Paint знаходяться розташовані одна під іншою два рядки:
- рядок заголовка з ім'ям програми і назвою документа, записаним у дужках;
- рядок меню графічного редактора, де кожен пункт меню являє собою набір команд, що з'являються на екрані після щиглика мишею по обраному пункту.
У правій частині рядка заголовка розташовані кнопки згортання, розгортання, відновлення і закриття вікна.
Ліворуч у границі вікна знаходиться набір різних інструментів, використовуваних для малювання і редагування. Під набором інструментів розташований набір зразків, вид якого змінюється в залежності від обраного інструмента. Наприклад, при виборі інструмента "Линия" під набором інструментів буде представлений набір зразків ширини лінії.
Верхня лінія має ширину в один піксель (це мінімальна крапка, відображувана на екрані і використовувана як одиницю виміру дозволу екрана).
Уздовж нижньої крайки області малювання розташована палітра. Вона представлена 28 кнопками, що розташовані в два ряди і зафарбовані в різні кольори. Ці кольори використовуються для малювання (основний колір) і для зафарбовування фону (колір фону).
У лівому нижньому куті вікна між палітрою і набором інструментів розташований індикатор поточних кольорів малювання. В індикаторі квадрат, розташований перед, зафарбований основним кольором. Другий квадрат частково закритий першим. Видима частина другого квадрата зафарбована фоновим кольором.
Основний колір і колір фону можна змінювати в процесі роботи над малюнком. Змінити колір фону всього малюнка можна тільки перед початком створення малюнка. За замовчуванням після запуску редактора білий колір установлюється як колір фону і чорний - як основний.
Центральна частина вікна Paint, як і в більшості прикладних програм Windows, нічим не зайнята - це робоче поле, його називають іноді креслярським полем або областю малювання.
Поруч із правою і нижньою границею області малювання розташовані смуги прокручування, що дозволяють переглядати частини зображення, які не містяться у вікні за рахунок вертикального і горизонтального переміщення області малювання. Уздовж нижньої границі вікна розташовується рядок стану, де, крім звичайних повідомлень, представлених в інших папках, відбиваються координати покажчика.
Покажчик визначає те місце області малювання, де буде створюватися чи редагуватися малюнок. Вид покажчика в області малювання залежить від обраного інструмента.
Обладнання для відеоконференцій
Висока якість звука і повноекранне відео, можливість оперативного обміну даними і документами роблять відеоконференцзв'язок потужним інструментом з широким спектром практичного застосування.
Історія відеоконференцій почалася у 1964 р., коли компанія АТ&Т представила Videophone - першу аудіовізуальну систему електронної взаємодії двох осіб у режимі реального часу. Сьогодні досягнення в області комп'ютерної техніки дозволяють говорити про таку унікальну комунікаційну систему, як відеоконференція.
На заході ці системи вже давно знайшли широке використання у багатьох галузях. Управління і бізнес, дистанційне навчання, медицина, оперативний контроль і безпека - лише мала частина тих галузей, де переваги відеоконференцзв'язку очевидні. Це не дивно, оскільки при телефонній розмові вдається отримати, у середньому, біля 10% від загального обсягу інформації, що передається. Використання телефонного зв'язку у сукупності з факсимільним дозволяє збільшити обсяг інформації десь до 25 %. Коли ж є можливість в процесі розмови слідкувати за жестикуляцією і мімікою співрозмовника, КПД передачі інформації досягає 60 %.
Практика свідчить, що відеоконференції виявляються незамінними помічниками в роботі фірм з розгалуженою мережею філіалів: для координації управління, ефективного вирішення поточних бізнес-задач, які вимагають особистої участі співробітників, нема ніякої необхідності кожний раз відправляти їх у відрядження. Але економія на відрядженнях - це далеко не все, головне - завдяки використанню відеоконференцій підвищується ефективність роботи. Сучасні системи відеоконференцій надають також можливість сумісної роботи з даними, включаючи підписання документів: для цього в систему включена так звана "біла дошка" - спеціальний додаток, вікно, де кожний учасник може вводити як текст, так і графіку. Причому всі зміни стають видимими для кожного учасника.
Необхідно відмітити, що існують засоби криптографічного захисту, які дозволяють зберегти конфіденційність змісту сеансів відеоконференцзв'язку.
Відеоконференцзв'язок знаходить гідне застосування скрізь, де необхідні: оперативність в аналізі ситуації і прийнятті рішення; консультація спеціаліста чи сумісна робота в режимі віддаленого доступу над проектами і рішеннями.
Відеоконференції в управлінні і бізнесі:
- оперативне проведення нарад, дискусій і експертиз;
- зниження витрат, пов'язаних з відрядженнями співробітників;
- збирання і оперативна обробка інформації в режимі віддаленого доступу;
- дистанційне навчання персоналу;
- новий рівень інтерактивного спілкування з партнерами у всьому світі.
Відеоконференцзв'язок - це не просто відеотелефон на персональному комп'ютері. Це комп'ютерна технологія, яка дозволяє бачити і чути один одного, обмінюватися даними і сумісно їх обробляти в інтерактивному режимі. Для цього необхідно виконання двох важливих умов:
1. В комп'ютері повинна бути встановлена плата відеоконференцзв'язку з відповідним програмним забезпеченням;
2. Повинна бути можливість з'єднання через комп'ютерні мережі чи каналами цифрового телефонного зв'язку.
Звісно, що навіть відеоконференції ніколи не замінять особистого спілкування, але вони дозволяють досягти принципово нового рівня спілкування людей, розділених тисячами кілометрів.
При організації відеоконференцзв'язку необхідно вирфшити дві основні проблеми. По-перше, канал зв'язку, яким передається інформація, повинен бути достатньо швидкісним, тобто мати високу пропускну спроможність. Звичайні телефонні канали цілком підходять для передачі аудіосигналу, але якісну передачу відеоряду вони не забезпечують (існують системи ущільнення каналів, але вони застосовні не завжди). Ця проблема поступово вирішується.
Друга проблема - це швидкість обробки аудіо- і відеопотока, тобто кодування і декодування даних. У відеоконференцзв'язку використовуються спеціальні, ефективні алгоритми стиснення потоку в десятки і сотні разів. Можна сказати, що передаються не самі аудіо- і відеосигнали, а тільки їх найважливіші параметри, котрі дозволяють відновити сигнал на прийомному кінці з певною якістю. Якщо комп'ютер не встигає обробляти потік, то з'являються пропущені кадри, збої в речовому каналі і т.п.
Алгоритми обробки сигналу досить вимогливі до обчислювальних ресурсів. Хоч і існують їх суто програмні реалізації, однак вони потребують значних ресурсів від базової платформи ПК. В результаті, навіть для найсучасніших ПК сильно уповільнюється робота інших додатків, потрібну якість відеозв'язку отримати не вдається. Загальноприйнята світова практика полягає у використанні апаратних рішень (спеціалізованих плат - кодеків, які стискають сигнал і кодують його для каналу зв'язку.
Класична схема проведення відеоконференцій передбачає зв'язок лініями ISDN (цифрова мережа). Останніми роками все більш широко використовуються комп'ютерні мережі (IP-мережі), як локальні, так і територіально розподілені і глобальні. Рекомендації (стандарт H.323) для відеоконференцзв'язку по IP мережам прийняті у 1996р. Для відеоконференцзв'язку можна використовувати практично будь-які цифрові канали зв'язку з достатньо широкою смугою пропускання.
Звичайно для проведення ВК використовують лінії із смугою пропускання від 56/64 кбіт/с до 384 кбіт/с для каналів ISDN (1-3 ВRI канали) і до 1 - 1.5 мбіт/с для IP - мереж. Потрібна якість відео досягається при швидкості біля 200 кбіт/с, а високоякісне зображення в добрих системах досягається вже при швидкості біля 300 кбіт/с.
Існує ряд спеціалізованих пристроїв, використання яких значно розширює можливості відеоконференцзв'язку. По-перше, це пристрої багатоточкового відеоконференцзв'язку (MCU, Multi Conference Unit), які часто називають відеосерверами. Вони використовуються для організації сеансів відеоконференцзв'язку, коли в них бере участь відразу декілька (три і більше) осіб. Для того, щоб упоратися з величезними потоками інформації і використовують відеосервери. Якщо проводиться відеоконференція з 10 учасниками одночасно, то комп'ютер повинен відпрацювати 9 потоків даних, що надходять від співрозмовників. Відеосервер приймає всі потоки даних на себе, і відсилає один сформований потік. Обчислювальні витрати комп'ютера при цьому знижуються у 9 разів.
Іншим типом спеціалізованих пристроїв відеоконференцзв'язку є шлюзи (Gateways), які забезпечують передачу інформації на стику різнорідних мереж. IP-мережі - це мережі з комутацією пакетів, а телефонні мережі - з комутацією каналів. Для вирішення завдання сумісності і перекодування аудіо- і відеопотоків на стику мереж встановлюють спеціалізований шлюз.
Для пошуку станцій, шлюзів і підключення до багатотокових конференцій використовується програма "привратник" (Gatekeeper) - ключовий пристрій в мережі відеоконференцзв'язку.
Зв'язок між терміналами відеоконференцзв'язку різних виробників можливий, якщо обидва термінали відповідають прийнятим стандартам і рекомендаціям.